equipu
educación

Una vez al año suelo reunirme con algunos amigos de la universidad en un bar, en el que es evidente el fanatismo del dueño por los Beatles.

Es una conversación envuelta de anécdotas, música, planes futuros y por alguna razón, siempre terminamos hablando sobre nuestras experiencias en la gestión de proyectos.

A propósito de esto, comparto con ustedes los que considero son los 5 obstáculos más comunes qué todos los responsables de proyectos debemos vencer:

 

.   ¿Cuál es el problema que necesitamos resolver?

.   ¿A quiénes y cómo les impacta nuestro proyecto?

.   ¿Tenemos un grupo o un equipo?

.  ¿La incertidumbre nos cambia los planes?

.  ¿Cómo se asimilan los cambios?

 

Para empezar, es necesario que conozcamos como se realiza el proceso de planificación estratégica de nuestra organización.

Lo que suelen hacer muchas empresas previamente al desarrollo de este proceso, es realizar un análisis de la situación actual respecto a sus ejes o pilares institucionales. Producto de este ejercicio, se decantan los lineamientos y objetivos a través de las diferentes áreas o departamentos, con el propósito de aterrizarlos en planes operativos concretos y detallados. Al final, estas iniciativas se recopilan en un repositorio de proyectos para que su ejecución se realice de manera integral.

Es precisamente en esta etapa en la que aparece el primer obstáculo por vencer:

 

  1. ¿Cuál es el problema que necesitamos resolver?

Como problema me refiero a la brecha entre la situación actual y la deseada de una organización, con respecto al desempeño de sus procesos y servicios. Estas brechas pueden ser oportunidades de mejora; como por ejemplo: Optimizar un proceso de fabricación que permitirá reducir desperdicios y generar ahorros significativos, o por otro lado, lanzar una nueva línea de productos o servicios al mercado.

Pero, ¿y qué ocurre si no tenemos claras estas brechas?

Podemos formular e implementar soluciones muy acotadas, que no representen un beneficio significativo para la institución.

Podemos desarrollar proyectos sin darles un enfoque integrador y transversal, cuando realmente lo ameriten. Es decir, los convertimos en proyectos hidra, que al igual que aquel ser mitológico, cuando solucionamos un problema aparecen uno o más con mayor nivel de complejidad, por el simple hecho de no analizar los impactos de los cambios que realizamos.

Si los proyectos no son evaluados y aprobados de manera centralizada, podemos formular, de manera paralela, proyectos con objetivos muy similares entre sí, para darle solución a un mismo problema. Lo cual generaría duplicidad de esfuerzos y consumo de recursos en vano.

¿Cómo vencemos este obstáculo?, pues recomiendo lo siguiente:

Contar con un área encargada de evaluar, priorizar y consolidar los proyectos de manera centralizada. Esta puede ser un área especializada en Planeamiento Estratégico o una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO). La función de estas áreas es identificar todos los problemas o brechas que tiene la institución, para priorizar la ejecución de los proyectos que los solucionen, así como estimular una visión integral y transversal para optimizar el uso de sus recursos.

Si para solucionar un problema se requiere desarrollar un proyecto a largo plazo, es mejor establecer fases bien delimitadas y de periodos de ejecución cortos; sin perder de vista el alcance total. La delimitación de cada fase depende de los criterios establecidos por cada organización y adicionalmente, para establecer estos periodos, es recomendable tomar en cuenta el ciclo del negocio de la empresa.

Una metodología muy útil para identificar problemas es Design Thinking. Esta, proporciona técnicas de investigación y de análisis, orientadas a lograr un alto nivel de empatía con los beneficiarios finales de los proyectos. También permite plantear alternativas de solución para cada problema específico y encontrar la más idónea a través de experiencias de prueba y error.

Finalmente, si tenemos claros los problemas que debemos resolver y sus repercusiones, podemos formular proyectos haciendo uso eficiente de los recursos asignados y siempre enfocados en el beneficio de la organización.

 

  1. ¿A quiénes y cómo les impacta nuestro proyecto?

 

No prestarle atención a las personas involucradas y al impacto que les podemos causar, puede convertirse incluso en una grave negligencia.

Para vencer este obstáculo es importante identificar a los interesados, para establecer estrategias que nos permitan gestionar y dar seguimiento a su involucramiento en el proyecto.

Entre las herramientas que nos proporciona la guía del PMBOK para la identificación de interesados, las que considero se deberían utilizar de todas maneras son: el juicio de expertos y las matrices de poder / interés, poder / influencia e impacto / influencia.

El juicio de expertos nos permite ampliar el panorama gracias a las experiencias de personas especializadas o de miembros de la organización y las matrices, nos permiten visualizar rápidamente el nivel de poder, interés e influencia de los interesados. Ambas herramientas nos facilitan conocer a las personas cuya participación sea relevante y de qué manera son impactados por nuestro proyecto.

Una vez identificados los interesados, es vital establecer estrategias para gestionar su involucramiento. Estas estrategias deben revisarse continuamente a lo largo de la vida del proyecto, para evitar que se generen situaciones que pongan en peligro la finalización exitosa de este.

Para elaborar dichas estrategias es recomendable utilizar, entre otras herramientas, la matriz de evolución del involucramiento de interesados, sobre todo cuando contemos con un número considerable de involucrados.

Mientras que para gestionar y monitorear este involucramiento es muy importante que el responsable del proyecto y su equipo manejen habilidades blandas en la interacción con éstos.

El objetivo es asegurar que la interacción con los interesados se realice de la mejor manera.

Para finalizar, es importante que el análisis que hagamos para gestionar a nuestros interesados siempre se encuentre sustentado con información cualitativa de manera obligatoria y cuantitativa, en caso la tengamos disponible.

Podemos concluir que al vencer estos dos obstáculos, tendremos claro el propósito de nuestros proyectos y cómo interactuar con los grupos de interés para tener una implementación exitosa.

Con esto podemos decir que estaremos listos para afrontar los obstáculos que vengan.

Fuente: https://www.pmi.org.pe/los-5-obstaculos-gestor-proyectos-vencer/

Publicaciones de este equipo
Comparte con tus amigos

Acerca de quién lo publicó

Hola mi nombre es LARISSA. Soy Parte de EQUIPU desde el 12 de September del 2015, puedes ver más sobre mi visitando mi perfil dando clic en mi foto.

¿Te interesaría crear tu propio artículo?

CREAR Artículo

Otros artículos que pueden interesarte

Artículo
    Los ratios son herramientas que cualquier director financiero utiliza para analizar la situación financiera de su empresa. Gracias al anális
Artículo
Cada vez mas indicadores de la inminente subida de los precios del oro, que llegarían a mas de 1400 $ la onza. La nueva administración del gobierno
Artículo
Hoy en día, la información de nuestra empresa no solo queda en un computador, sino nos acompaña a donde quiera que vayamos por medio de dispositivo
Artículo
Comportamiento y economía conductual con Dan Ariely   En 'Las trampas del deseo' su autor,Dan Ariely, nos explica diversos hallazgos más o men